E-post-etikett för marknadsförare

Frågan om hur man skriver ett bra brev är alltid aktuell. Hur ska man bära sig åt för att nå fram till rätt mottagare, med rätt budskap - och hur ska man veta att brevet får rätt effekt?

Varje gång du sätter dig ner för att komponera ett brev brottas du med samma frågor, oavsett om du tänker skicka till en person eller till tiotusen.

Men du beter dig med stor sannolikhet väldigt annorlunda beroende på om du skickar till dina närmaste kollegor eller om du skickar ett nyhetsbrev som berättar om ditt företags senaste produktlansering.

Visst är det skillnad - men kanske inte så stor skillnad som man kan tro. Här är några exempel på olika situationer med tankar om vad som är rätt och fel.

Utskickstid (Tänk efter före)

Privat är det relativt enkelt att hitta rätt i utskickstid. När du skickar e-post har du som regel ett ärende som kräver någon form av svar eller reaktion. Du skickar helt enkelt när du har tid och möjlighet och du får som regel svar av kollegor eller affärskontakter relativt snabbt. Man vet intuitivt när chanserna är störst att nå rätt.

När du skickar nyhetsbrev skickar du mer i blindo och du måste lära dig vad som är bästa tiden att skicka genom att gå igenom statistiken för dina utskick och försöka utläsa vilken tid som fungerat bäst.

. För privata brev gäller att du aldrig ska skicka brev i affekt - det vill säga att om du är upprörd eller arg är det ingen bra idé att skicka med en gång. Vänta över natten och läs igenom det du har skrivit en extra gång. För nyhetsbrev är det bra att tänka på samma sätt. Ofta stressar man för att nå en deadline och det är just då man gör alla de där misstagen som man inte vill ska synas. Försök planera så att du har tid att gå igenom allt en sista gång och låt gärna någon utomstående korrekturläsa.

Målgrupp - privat eller offentligt

Ett privat brev är ett privat brev. Det är en stor skillnad på att få ett brev som är adresserat till mig som person jämfört med ett gruppmail. Jämför med hur det är att få ett personligt brev på papper eller att se ett informationsbrev på en anslagstavla.

Frågan om privat eller offentligt har blivit svårare att förhålla sig till i takt med att sociala medier ökat i betydelse. Framväxten av en rad tjänster som gör det allt lättare att dela med sig av information gör att stora delar av våra liv levs i någon sorts offentlighet.

Vi har tidigare berättat om hur stor skillnad det kan vara på allmänt skrivna nyhetsbrev och personliga transaktionsmeddelanden. Andelen öppnade brev kan öka från runt 30 % till närmare 70 % när graden av personlighet ökar.

Gör vad du kan för att vara så personlig som möjligt, både när det gäller interna brev på företaget och externa nyhetsbrev. Tänk efter vem som ska vara med på CC-listan - alla kanske inte behöver ta del av all information, precis som att alla dina kunder inte är intresserade av samma saker i nyhetsbrevet?

Stilnivå

Ju bättre du känner någon, desto slarvigare kan du tillåta dig att vara. Det går bra att vara en smula otydlig eftersom den som läser känner dig, vet hur du brukar skriva och kan fylla i luckorna själv.

Men när du skickar till någon du inte känner eller när du skickar nyhetsbrev som representerar ditt företag är en slapp eller otydlig stil klart negativ.

Tänk på att det inte handlar om att vara tråkig. Det handlar om att vara tydlig.

Om du skickar till andra länder än Sverige är det om möjligt ännu viktigare att hålla stilnivån rätt. Reservera det personliga och det skämtsamma för personliga möten - håll stilen i den elektroniska kommunikationen.