Att svara eller inte svara - när ska jag använda en no-reply-adress?

Ett nyhetsbrev är - idealiskt sett - ett personligt meddelande som tas emot och blir läst. Och kanske till och med besvarat? Vi som arbetar med e-postmarknadsföring vill gärna föra en dialog med alla kunder och intressenter. Men när meddelanden går ut till stora mottagarlistor gäller det att ha en plan för att hantera svaren. 

Vad är en no-reply-adress?

Om man gör ett stort utskick kan man räkna med att många av mottagarna inte kommer att ta emot meddelandet. Det är helt enkelt inte möjligt att ha en helt uppdaterad adresslista, hur gärna du än vill. Människor byter arbetsplats, går i pension, flyttar och byter e-postadresser - och lägger som regel in ett automatiskt svarsmeddelande som berättar om förändringen.

Det här är i grund och botten bra eftersom det ger dig som avsändare en chans att uppdatera din adresslista. Men det kan samtidigt innebära ett praktiskt problem om du skickar till en mycket stor lista. Då kan du sitta med hundratals automatiska svar efter ett utskick.

En lösning är därför att använda en no-reply-adress. Det är en e-postadress som enbart används för att ta emot svar - inte för att kommunicera. Den kan exempelvis se ut så här: noreply@apsis.com.

Vill du lära dig ännu mer om e-postmarknadsföring? Hämta vår handbok om nyhetsbrev och e-postmarknadsföring

Ett professionellt e-postverktyg låter dig skapa en no-reply-adress som är kopplad till dina utskick på så sätt att du kan filtrera svaren i efterhand. Detta kan vara en stor fördel jämfört med att lägga till en ny adress i företagets vanliga adminstratörsverktyg för e-post.

Dialog eller no-reply?

Men - tänk om det är någon som faktiskt vill kommunicera? Någonstans bland alla autosvar finns det människor som vill komma i kontakt med dig, kanske för att fråga om något som stod i brevet? Kanske för att de vill bli kunder?

Du bör fråga dig själv om du har råd att ta risken att missa den här kommunikationen med dina kunder och prospekt. Om du använder en no-reply-adress utan att kontrollera svaren - då riskerar du att missa möjligheter till affärer, kunskap och dialog.

Två lösningar

Använd filter om du har en no-reply-adress. Skapa ett filter som exempelvis sorterar bort alla brev som har orden "Out of office" i ämnesraden. Då har du långt färre brev att ta hand om. Tänk på att vara tydlig med hur du vill att dina mottagare ska kommunicera med dig - ha tydliga länkar till kontaktformulär!

Om du använder en adress som fungerar, ta dig tid att gå igenom svaren. Du har mycket att tjäna på att ha uppdaterade listor som bara har adresser till mottagare som verkligen är intresserade av dina utskick. Det kräver arbete, men det är inte bortkastat arbete. Den som får bäst resultat av sin e-postmarknadsföring är som regel den som arbetar med att finslipa och optimera sina utskick. 

1. No-reply-adress

• Passar bäst till - transaktionsmeddelanden där man mycket tydligt berättar hur man kommer i kontakt med avsändaren
• Passar dåligt till - utskick med få mottagare
• Största fördel - låter avsändaren slippa stora mängder automatiska svar
• Största nackdel - tar bort möjligheten till kommunikation.

2. Info-adress

• Passar bäst till - kommunikation som inte är personlig
• Passar dåligt till - personliga meddelanden som orderbekräftelser eller kvittenser
• Största fördel - bra för att samla all kommunikation till företaget som inte är personligt adresserad
• Största nackdel - egentligen samma som fördelen: allt samlas på samma ställe, vilket kan vara svårt att överblicka.