Jan 05 | 9 minutes read

Så använder du automatiserade emails för att utveckla din medlemsorganisation

Automatiserade emails har börjat flöda från medlemsorganisationer och det är en perfekt kombo som både gynnar avsändare och mottagare. 

Som marknadsförare inom en medlemsorganisation vill du inte bara ha en stor lista av medlemmar, du behöver även maximera värdet av datan du samlar in för att öka din ROI. Låt oss sätta marknadsföringen åt sidan en stund: 

De flesta av oss är rätt självständiga varelser och vi klarar oss utmärkt på egen hand, men innerst inne suktar vi alla efter kärleksfull omtanke. Och ett fint sätt ni som medlemsorganisation kan leverera det på är genom att uppmärksamma dina medlemmar på deras födelsedagar med ett “Grattis”-email. 

Tänk dig om du manuellt skulle skicka ut det här till VARJE medlem. Arbetet som krävs för att driva konverteringar och hantera marknadsföringen för det skulle vara en enorm uppgift, särskilt för medlemsorganisationer som ofta har en begränsad arbetsstyrka. 

Samma gäller för andra kontaktpunkter, exempelvis ett mail som skickas i korsförsäljningssyfte när en medlem köper en produkt, mail för övergivna kundvagnar eller påminnelsemail om att förnya medlemskapet. Du förstår säkert att manuellt skulle detta vara ett enormt arbete. 

Men Marketing automation tar hand om de här uppgifterna med hjälp av ett evigt växande utbud av tech-baserade lösningar som driver engagemang. Marketing automation hjälper med att anpassa kommunikationen med dina medlemmar baserat på var de befinner sig i kundresan, vilket möjliggörs av beteendedata i realtid! 

Om du behöver effektivare kommunikationsprocesser som håller dina prenumeranter uppdaterade så har du förhoppningsvis börjat få en bild av pusslet. Härnäst ska vi rikta strålkastarljuset på automatiska svarsmail med marketing automation. Vi kommer även klargöra HUR man implementerar marketing automation och automatiska svarsmail på bästa sätt, och lyfta fram fördelarna med dem. 

Hur fungerar automatiska svarsmail? 

Fackföreningar har funnits till så länge vi minns. De har alltid behövt locka nya medlemmar och ibland även samla in donationer för välgörande ändamål. 

I kommunikationsväg har facken gått från mänskliga utropare till brev och affischer, och slutligen till e-postemails och andra internetbaserade lösningar - dagens metoder är synnerligen mycket enklare än dåtidens. Men i början av den digitala eran krävde emailprocesserna fortfarande en hel del tunga lyft. Tänk dig att skicka mail till 2,000 personer manuellt! 

Som tur är har teknologin tagit flera steg sedan dess. Med automatiska emails kan organisationer skapa anpassade mallar, ställa in automatiska svar som triggas av användares beteenden och om nödvändigt även tidsinställa dem. 

När det görs framgångsrikt är det ett verktyg som tillåter dig att: 

  • Följa dina medlemmars aktivitet i form av sidvisningar och klick 
  • Använda tidigare handlingar för att ge rätt erbjudande till rätt kund 
  • Nå ut till potentiella kunder som är ett steg ifrån att konvertera 
  • Förutspå medlemmar som är på väg att säga upp sina medlemskap genom att tyda beteendemönster 
  • Maximera korsförsäljning genom att följa användares webbaktivitet 

Ett bra automatiskt svarsmail bör ha dessa två huvudegenskaper: Minska manuella och repetitiva uppgifter, samt få mottagarna att känna att kommunikationen är personlig - vilket i slutändan ökar öppnings- och klickfrekvensen. 

 

5 Sätt att få din organisation att växa med automatiska svarsmail (och marketing automation) 

Automatiska svarsmail är mejl som skickas ut till medlemmar på din lista när ett visst villkor uppfylls. Det kan handla om att en marknadsförare slutför en särskild uppgift, exempelvis en åtgärd i en kampanj - eller så kan mailet triggas av användaren i form av särskilda interaktioner med din hemsida, en genomförd betalning av deras prenumeration eller ett skickat mail. 

Det finns rätt så många olika verktyg för automatiska svarsmail från olika plattformar. Ett populärt val är MailChimp, men om man jämför effektivitet och funktionalitet är marketing automation och e-postautomatiseringen som APSIS One erbjuder ett av de bästa valen på marknaden. 

Nedan listar vi en uppsättning uppgifter där autosvar för e-post kan komma till användning. Ha i åtanke att medlemsbaserade organisationer bedrivs på olika sätt, vilket betyder att du behöver granska din verksamhet för att kunna avgöra vilka av dina emails som kan automatiseras. 

1. Värva nya medlemmar 

Det här är troligtvis verktygets allra viktigaste syfte hos fackföreningar och välgörenhetsorganisationer genom att leverera klassiska megafonutrop och affischer i modern tappning. Du kan enkelt och automatiskt skicka personaliserade emails till medlemmar via verktyget och addera dem till din lista med prenumeranter. 

Om ni är en välgörenhetsorganisation finns en rad olika ställen du kan samla in nya kontakter till din maillista. Det kan exempelvis vara från din hemsida, eller registrering till ett nyhetsbrev som levererar resurser till andra medlemmar. Det kan dessutom handla om fysiska platser där du tillhandahåller materiella resurser eller tjänster - som medicinska resurser, mat eller bibliotek. Alla dessa är utmärkta platser att samla in kontaktuppgifter ifrån. 

Med ett automatiserande e-postverktyg kan du skicka personaliserade emails till dina nyfunna kontakter med mottagarens förnamn för att driva in nya e-postprenumeranter. Vad är då oddsen att personer som haft positiva interaktioner med dina organisation skulle vilja gå med om du frågar dem? Definitivt högre än att blint skicka iväg emails till den gråa massan. 

Men det finns mer att hämta. Du kan även stärka dina kundrelationer genom mailsekvenser som triggas baserat på prenumeranters aktivitet med tidigare emails. 

2. Välkomstmail 

När läsarna följer ditt CTA (call-to-action) och registrerar sig som medlemmar, då behöver man få in en bekräftelse på deras registrering och dela motiverande content med dem. Återigen en perfekt uppgift för automatiserade emails. 

Du behöver inte ha någon som sitter och väntar på att ta emot ansökningsformulär och svara på dem. Med marketing automation kan du ställa in algoritmen till att omedelbart svara på varje ansökan som kommer in, oavsett om klockan är tolv på dagen eller natten. 

Detsamma gäller dina välkomstmail som ofta skickas med specifika intervall. Nya medlemmar har mycket att ta in, men att klura ut hur de ska navigera DIN plattform är definitivt något du bör hjälpa dem med. Automatiska svarsmail fungerar utmärkt för att följa upp med nya medlemmar och säkerställa att de greppar allt som rör deras medlemskap. 

3. Uppföljning efter köp 

Många välgörande aktiviteter finansieras genom allt från försäljning av second hand-kläder till fika-försäljning. Ett beprövat sätt som engagerar kunder och får dem att återvända till dig är genom uppföljningsmeddelanden. Tänk dig att en kund köper en t-shirt på din hemsida då kan ett uppföljningsmail som rekommenderar kompletterande produkter som exempelvis en hatt eller ett par byxor skulle motivera fler köp - och stötta din insamling. 

Med en smart AI-algoritm som är redo att snappa upp köpbeslut och koppla ihop dem med andra varor kan du enkelt skicka automatiserade uppföljningsmail till alla som genomför ett köp. Detsamma gäller emails för övergivna kundvagnar (endast relevant för ecommerce) eller till potentiella kunder som lämnar din hemsida. 

4. Profiluppdatering 

Varje dag är en ny fas i dina medlemmars liv. Förändringarna behöver reflekteras i datan som är kopplad till din organisation. Även här använder vi e-postl för två olika typer av kontakter. Verifiering när känsliga uppgifter förändras (exempelvis kreditkortsuppgifter) och bekräftelse för att meddela dem om förändringarna. 

Algoritmen agerar som en brygga mellan din databas och dina medlemmar, och den triggar automatiskt emails som svar på förfrågningar om profiluppdateringar, vilket eliminerar behovet av manuell handläggning. 

5. OOO-svar 

Frånvaromail (Out of Office) är ett av de mest klassiska användningsområdena för automatiserade emails. Du har säkert tagit emot den här typen av mail tidigare, i form av ett meddelande där din mottagare svarar dig att hen inte finns på plats eller är på semester. De kan även vara användbara för medlemsbaserade organisationer som arbetar med välgörande ändamål. 

Många mejlemails kan falla mellan stolarna när en avsändare inte har någon aning om mottagarens status. Om till exempel en välgörare eller tillsynsmyndighet ska skicka ett tidskänsligt email så kan det skapa ovisshet om de inte har någon aning om deras meddelande har tagits emot. Automatiska svarsmail meddelar dina kunder när du inte är tillgänglig och ger dig möjlighet att dela ett annat kontaktalternativ. 

Automatiska emails vitala roll 

De bäst presterande företagen, marknadsteamen och marknadsförarna använder alla marketing automation för att skapa kampanjer, mäta prestationer och leverera leads till säljteamen. 

Automatiska mailsvar är bara en underkategori till ett bredare spektrum av marketing automation, och studier visar dessutom att de är riktigt effektiva eftersom 77% av alla medlemmar svarar att de vill ta emot marknadsföring via email

Men fast e-postemail kanske är det allra viktigaste användningsområdet, så finns det en hel del andra funktioner inom marketing automation som kan driva dina marknadsföringsaktiviteter och engagera dina medlemmar. Inte enbart genom att skicka automatiska emails utan för att effektivisera ditt processflöde i stort. 

Använd AI för att driva resultat 

En studie från Episerver visar att de flesta transaktioner sker inte under kundens första besök på en hemsida. Marketing automation hjälper med att hålla igång konversationen mellan dig och kunden och ser till att ditt företag ligger längst fram i deras tankebanor, vilket dessutom hjälper dig att locka tillbaka kunder som kallnat. 

Om man driver en medlemsbaserad fackförening eller välgörenhetsorganisation har man alltid många bollar i luften. Allt från att hitta nya medlemmar till att se till att bygga relationer med befintliga medlemmar och bidragsgivare, och se till att communityn blomstrar samtidigt som du behöver nå målen som medlemmarna förväntar sig. 

Det bidrar till den bistra verkligheten där många välgörenhetsorganisationer ofta misslyckas med att ta tillfredsställa sina medlemmars behov. För att använda autosvar på bästa möjliga sätt behöver du en lösning som anpassar ditt budskap med hjälp av dynamisk beteendedata i realtid. 

Med APSIS One kan du även koppla ihop dina automatiserade flöden med dina kundprofiler för att skapa en mer fokuserad och personaliserad upplevelse som adderar värde till ditt medlemsutbud och är relevant i realtid. 

Automatiserade emails med APSIS One - Vad kan jag få ut av det? 

Alla ställer vi oss “vad kan jag få ut av det?” innan vi investerar i något. Mer specifikt i det här fallet “varför passar APSIS One mig bättre än någon annan Martech-lösning?”. 

Vår process börjar med att du triggar nya flöden baserat på data från dina medlemmars profiler. Det intressanta är att vår lösning tillåter segmentering av profildata, vilket gör det möjligt att enkelt ta bort eller lägga till profiler till ett förinställt flöde när profilen går in i ett nytt segment. 

Efteråt kan du skicka personaliserat content genom att välja nästa åtgärd för denna profiltyp för att leverera en personaliserad upplevelse och öka engagemanget. Det kan även användas i administrativa syften, som att uppdatera intressenter om dina senaste aktiviteter. 

Det slutgiltiga steget är att skräddarsy din upplevelse för att göra den än mer personaliserad. Det kan handla om att schemalägga dina utskick för särskilda tidpunkter. 

APSIS One beaktar alla nyanser på varje kontaktpunkt och förpackar dem i ett anpassningsbart, användarvänligt och skalbart marketing automation-verktyg för din organisation. Med unika och intuitiva verktyg hjälper vi din organisation att stärka kontakten med dina medlemmar och inspirera till lojalitet genom att addera värde och få ditt utbud eller erbjudande att sticka ut. Vill du veta mer? Ladda ner den ultimata guiden till e-postmarknadsföring. Det är helt GRATIS!