Feb 15 | 7 Minuters läsning

Allt om Webbkrokar: Varför andra använder det (och varför du också borde göra det)

För många ideella organisationer och fackföreningar världen över har införandet av webbaserade processer gett verksamheten nytt liv. Mycket av det tråkiga pappersarbetet har nu kunnat ersättas med enklare, smidigare online-hantering, och uppgifter som att registrera nya medlemmar och samla in och ta emot donationer blir betydligt enklare.

Teknikbaserade system omfattar vanligtvis ett nätverk av processer, gränssnitt, webbsidor och händelser som vänder sig till medlemmarna. För att lagra information och få en enhetlig drift i hela systemet krävs ett verktyg som kopplar samman allt och som skapar en ”informationsmotorväg” mellan alla komponenter i systemet. Webhooks är precis ett sådant verktyg.

Den här artikeln sammanfattar allt som är värt att veta om webbkrokar och hur de kan öka effektiviteten och förbättra resultatet i din medlemsbaserade verksamhet. Vi kommer också att avslöja några branschhemligheter om det här verktyget och de bästa sätten att använda det för alla händelser: från enkla processer för att introducera nya medlemmar till att öka donationsintäkterna.

Vad är webbkrokar?

Enkelt uttryckt är webbkrokar ett smart sätt att etablera specifika reaktioner på fortlöpande händelser i dina processer i realtid. Det innebär att IT-systemets appar eller komponenter effektivt och automatiskt kan överföra data sinsemellan. Ett användningsområde för webbkrokar är en prenumeration på en viss händelse eller en serie av händelser med hjälp av en slutpunkts-URL för automatisk överföring av information, som utlöses av DIN fastställda åtgärd/kommando.
Ett förtydligande exempel: Om du någon gång har gjort en donation eller någon annan form av betalning online, eller helt enkelt tagit ut pengar i en bankomat, vet du att du automatiskt får ett kvitto som bekräftar transaktionen när den är slutförd. Om du tar ut pengar från ditt bankkonto får du aviseringar/information om ditt kontosaldo efter transaktionen.
Allt detta möjliggörs av webbkrokar. Hur då? De förser servrarna med en URL som automatiserar utfärdandet av aviseringar/SMS/e-postmeddelanden/ett kvitto omedelbart efter att du har gjort transaktionen (allt i realtid!). IT-avdelningen på banken har sett till att din donation/betalning eller ditt uttag utlöser överföring av information om transaktionen mellan olika noder i systemet, vilket slutligen blir till ett kvitto.

Är en webhook ett API?

Många använder begreppen webbkrokar och API:er som synonymer. Med tanke på att de båda verktygen har liknande funktion är det inte så konstigt. Men trots att verktygen är väldigt lika varandra fungerar de på olika sätt.
Båda är metoder genom vilka systemapplikationer kan kommunicera med varandra. Webbkrokar innebär att händelser omedelbart utlöser informationsöverföring, men API:er gör att ditt system regelbundet begär (anropar) uppdaterade data.

Ett enkelt sätt att beskriva det är att använda en push-pull-analogi. API:er gör regelbundna försök att hämta data från servern genom en process som kallas ”polling”, medan webbkrokar gör att data skickas till systemet omedelbart när de uppdateras på servern, vilket gör att polling från API:et inte behövs. Det är därför som webbkrokar ibland kallas för "omvända API:er".

Om du skulle förlita dig på API:er skulle du till exempel varje gång du gör uttag från ditt bankkonto behöva göra en separat förfrågan för att få reda på ditt kontosaldo. Med webbkrokar får du i stället automatiskt ett kvitto som beskriver din senaste transaktion.

Varför bör din organisation införa webbkrokar?

Många organisationer fortsätter att bedriva sin verksamhet utan att utnyttja den omvälvande kraften hos webbkrokar. Det gör att de måste fortsätta att utföra vissa rutinuppgifter manuellt.

När en medlem donerar till din ideella organisation kan en webbkrok omedelbart skicka en avisering om donationen och uppdatera dig i realtid om din bokföringsstatus, utan att du behöver lyfta ett finger. Låter inte det praktiskt?
Här är några fördelar med webbkrokar du inte får missa, som bidrar till en smidig och problemfri drift av din organisation:

Feedback på information i realtid

Webbkrokar kan ge dig ett omedelbart informationsflöde i realtid. Medan API:er hela tiden måste göra upprepade anrop till servrarna, av vilka endast en liten del returnerar användbara data, skickar webbkrokar automatiskt informationen omedelbart när den kommer in på servern.

Webbkrokar tar färre resurser i anspråk och är enkla att använda

Eftersom webbkrokar utlöser automatiserad feedback kan man tro att de innehåller mer kod och är svårare att konfigurera än API:er. Men det är faktiskt tvärtom.

Webbkrokar är mycket enklare att utforma, tar färre resurser i anspråk och är ofta enklare att använda. Det beror på att API:er är tvåvägsverktyg (”begäran-svar”) som kräver att båda systemen deltar aktivt i kommunikationen, medan webbkrokar är enkelriktade och kommunicerar endast åt ett håll. Allt du behöver göra är att skapa ett ”Post”-kommando i datakällan för att skicka data till en specifik URL.

API:er måste göra flera rutinförfrågningar, som oftast returneras tomma (vilket leder till tomma cykler – och då har vi inte ens nämnt det onödiga slöseriet med värdefulla resurser). API:er är inte relevanta längre, eftersom du i stället kan använda en webbkrok som bara initierar en åtgärd när information måste överföras.

För att använda API:er måste du dessutom konfigurera din begäran med en ganska specifik funktion för att få rätt information. Men med webbkrokar behöver du ofta bara kopiera och klistra in URL:en (kroken) som du vill att informationen ska levereras till.

Webhooks blir allt vanligare

Om du ännu inte har hoppat på webbkrok-tåget kan du mycket väl vara där inom en inte alltför avlägsen framtid. Det är väldokumenterat att tekniken anammas snabbt hos många teknikföretag. Och med tanke på hur enkla de är att använda och hur mycket färre resurser de tar i anspråk förväntas många företag snabbt ta dem i bruk för enkelriktad information i stället för att använda de mer omständliga API:erna.

Om du konfigurerar ditt system så att det stöder webbkrokar kan du automatisera informationsutbytet och göra det mycket enklare att registrera eller donera (och alla andra onlineåtgärder som dina medlemmar behöver utföra).

Så kommer du igång

Processen för att konfigurera webbkrokar är i stort sett densamma i alla program. Funktionen som skapar en webbkrok finns i kontrollpanelen. Där behöver du välja format för den information du vill att verktyget ska skicka till dig och sedan ange den URL som du vill att informationen ska skickas till.

Så länge du har koll på detaljerna kan du luta dig tillbaka och veta att aviseringar kommer att dyka upp så fort något intressant inträffar. Här är en praktisk beskrivning av hur du konfigurerar webbkrokar med Apsis One.

Klicka på Redigera

Härifrån får du tillgång till gränssnittet för redigering av webbkrokar.

I rullgardinsmenyn HTTP som visas väljer du den HTTP-metod som du föredrar

Nästa steg är att välja en HTTP-metod. Du kan hämta, skapa, uppdatera, radera eller delvis uppdatera data med någon av funktionerna GET, POST, PUT, DELETE eller PATCH.

Ange URL:en

Skriv sedan in URL:en där du vill att webbkroken ska lägga upp data i det aktuella fönstret.

Klicka för att visa rullgardinsmenyn för profildata där du väljer parametrar för de data som du vill att verktyget ska skicka.

Här markerar du de specifika dataelement som du vill att verktyget ska skicka till dig. Klicka på någon av dem för att välja önskad datakombination.

I svarsmenyn väljer du det format som du föredrar för svaren. Det kan vara strängvärde eller statuskod.

Om det är några av de här termerna du inte känner till kan du anlita en erfaren expert för att hjälpa dig med processen.

I fältet Förväntat svar lägger du till ett förväntat svar som ett strängvärde eller en statuskod.
Under Felhantering bestämmer du vad som ska hända när svaret inte överensstämmer med de förinställda parametrarna eller om det finns några fel.

All information som skickas till servern kommer inte att uppfylla de kriterier som du fastställde i de föregående stegen. Ibland kan det vara något så enkelt som ett fel i URL:en. Här talar du om för verktyget vad det ska göra om det händer.

Genom att klicka på Lägg till profildata kan du göra ännu fler inställningar, beroende på vad du föredrar.

Klicka här om du vill anpassa webbkroken ännu mer.

Webbkrokar gör det tunga jobbet lättare.

Webbkrokar öppnar helt nya möjligheter inom systemdrift för ideella organisationer och fackföreningar, med tanke på den stora mängd data som de hanterar och de små resurser de måste förlita sig på för att bearbeta dessa data. Ett verktyg som automatiserar data i ett enda flöde kommer utan tvekan att förändra spelplanen.

Med tanke på hur snabbt det går att integrera webbkrokar i en allt mer digitaliserad ekonomi är det ingen tvekan om att du ska dra nytta av dess kraft i form av realtidsinsikt och automatisering i dina processer.

Förutom flaggskeppet Webhook Node erbjuder Apsis One en hel uppsättning marknadsföringsverktyg som hjälper dig att smidigt effektivisera dina marknadsföringsinsatser med hjälp av automatisering och andra avancerade verktyg för att ge din verksamhet ett rejält försprång.