Undersökningar och e-post

Funderar du på att göra en undersökning och kanske använda e-post? Bra idé! E-post är ett bra verktyg, antingen som stöd i processen eller som medium för att genomföra undersökningen. I den här delen av e-postskolan går vi igenom vilka möjligheter som finns - och vilka för- och nackdelar de olika metoderna har.

Med Internet som grund kan du i huvudsak göra undersökningar på två sätt. Du kan dels lägga upp undersökningen på en webbplats, dels skicka ut den med e-post. Båda metoderna vänder sig till målgrupper som finns på Internet, vilket i dagens läge begränsar den totala målgruppen något. Det finns för- och nackdelar med båda metoderna.

1. Undersökning på webbplats

Om du lägger undersökningen på en egen webbplats kan du till viss del styra vem som svarar, men det kan vara svårt att ringa in en bestämd grupp respondenter. En webbundersökning passar bra till business-to-business-undersökningar eller för att undersöka attityder hos anställda, medlemmar, besökare och liknande grupper.

En webbundersökning passar bra till "just nu"-undersökningar. Den svarar på frågor som "vad anser du om X" eller "vad tror du om utvecklingen på tre månaders sikt". Här finns också tillfälle att lära känna attityder hos medlemmar, besökare och liknande grupper.

+ Snabb undersökningsmetod.
+ Kostnadseffektivt.
+ Enkelt att sammanställa och analysera svaren.
+ Möjligt att begränsa tillgången med lösenordskyddade sidor.

- Ger inte en komplett bild eftersom vissa utesluts.
- Längre undersökningar ger märkbart sämre svarsfrekvens.
- Viss risk att samma respondent svarar flera gånger.

2. E-postundersökning

Gör din undersökning med hjälp av e-post när du har en förutbestämd och avgränsad grupp med respondenter, exempelvis kunder eller en medlems-lista. Det är relativt enkelt att nå ut till den målgrupp som du verkligen är ute efter att undersöka. En e-postundersökning är kostnadseffektiv att göra, både när det gäller att skicka ut undersökningen och att skicka eventuella påminnelser.

+ Kostnadseffektivt. Upp till 75 procent lägre kostnad än personliga intervjuer.
+ Lätt att skicka ut enkät och påminnelser.
+ Svaren registreras som regel direkt i databasen och möjliggör analys i realtid

- Risk för låg svarsfrekvens.
- Se till att du gör ditt förarbete rätt, annars finns det risk att din undersökning uppfattas som spam av spamfilter.
- Kan finnas osäkerhet kring vem som gömmer sig bakom en e-postadress

Så får du bättre svarsfrekvens

Det finns ett starkt samband mellan antalet svar och hur tillförlitligt resultatet blir. Om svarsfrekvensen är låg får du bara en liten del av respondenternas synpunkter. För att få en så komplett bild som möjligt måste du jobba hårt för bästa möjliga svarsfrekvens. Tänk på att det viktigaste med en publik undersökning är att vara mycket kortfattad och att undersökningen inte ska ta mer än någon enstaka minut att genomföra.

En annan fråga du bör ställa dig innan du blir besviken över svarsfrekvensen är vad den som svarar egentligen tjänar på att dela sin åsikt med dig?
Svaren måste göra skillnad

Första intrycket av din undersökning är mycket betydelsefull för svarsfrekvensen. När du skickar ut en undersökning måste du visa att svaren är viktiga för dig. Om möjligt, berätta hur svaren kommer att användas, samt när och var resultatet kommer att presenteras. Denna återkoppling är för många helt avgörande för att de ska delta.

Gör både inbjudan och undersökning tilltalande

Underskatta inte effekten av en grafiskt tilltalande inbjudan och undersökning. Om din enkät är webbaserad kan du använda dig av bland annat bilder, formaterad text och andra HTML-element för att skapa en tilltalande design. Använd er grafiska profil i enkäten. Detta skapar igenkännelse. Kanske vill du associera genom att komplettera frågorna med bilder? Möjligheterna till variation är oändliga.
Anonyma enkäter ger ärligare svar

Anonyma undersökningar ger ärligare svar. Om din undersökning inte ger möjlighet att vara anonym är respondenterna dels mindre benägna att besvara enkäten och dels mindre kritiskt inställda till dina frågor. Observera att i en marknadsundersökning är det krav på att respondenten ska kunna vara anonym.

Skicka en påminnelse

Det är som regel alltid gynnsamt för svarsfrekvensen att skicka ut en påminnelse. Respondenten avsåg kanske att besvara din enkät, men glömde sedan bort den för att andra saker kom emellan. Påminnelsen kan du skicka ut cirka en vecka efter att du har skickat ut din inbjudan. Se dock till att inte skicka en inbjudan till dem som redan har svarat. Det upplevs som mycket irriterande att få påminnelser om man redan har besvarat enkäten.

Testa enkäten

Det är viktigt att du testar enkäten innan den skickas ut. På så vis kan du identifiera och korrigera brister i språk, frågeformuleringar och samtidigt testa mängden frågor. Du får en indikation på om allting fungerar som avsett. Tester av webbenkäter är i princip kostnadsfria och hjälper dig dessutom att undvika kostsamma misstag.

Frågor du ska ställa dig innan du skickar din undersökning:

    Är alla frågorna relevanta för att uppnå ditt syfte?

    Är frågor och svarsalternativ lätta att förstå?

    Har du fått med alla svarsalternativ för att få en heltäckande bild?

    Är din undersökning personlig och tilltalande?

Gör din undersökning kort och effektiv

Ett av de vanligaste misstagen är att vilja för mycket med sin undersökning. I stället för att hålla den kort och fokusera på ett enskilt område, försöker man få med så mycket som möjligt på samma gång. Din undersökning ska helst ta fem minuter eller mindre att genomföra. Du vinner mycket på att göra undersökningen kort, exempelvis får du generellt högre svarsfrekvens, fler besvarade frågor och ärligare svar.

Formulera enkla frågor

Försök att göra dina frågor och svarsalternativ så tydliga som möjligt. Om respondenterna tolkar frågorna olika blir det svårt att lita på resultatet. Tänk på följande när du skriver dina frågor:

• Skriv ut förkortningar. De kan lätt misstolkas.

• Ge gärna möjlighet att svara: "Vet inte" (men bestäm först om neutrala alternativ bör finnas med).

• Undvik svåra ord och fackuttryck.

• Var vaksam på ledande frågor.

• Fråga bara en sak åt gången. Undvik dubbla frågor.

• Skriv frågorna med positiv eller neutral vinkel. Negationer kan feltolkas ibland fel.

Ha konsekventa svarsalternativ

Om du väljer att använda värderade svarsalternativ, som en skala från 1-5 eller en indelning från "Mindre bra" till "Utmärkt", var konsekvent genom hela undersökningen. Börja alltid från samma håll, exempelvis det lägsta värdet till vänster och det högsta till höger. Det kan underlätta i analysarbetet om du använder udda antal svarsalternativ.

Använd slutna frågor så mycket som möjligt

När du använder slutna frågor kan respondenten välja mellan ett antal fördefinierade svarsalternativ. Detta gör att frågorna blir enkla och snabba att besvara. Du får betydligt lättare att sammanställa och analysera svaren. Resultatet kan sammanställas i tabeller och diagram för att ta fram användbar statistik. Nackdelen är att respondenterna kanske känner att svarsalternativen inte återspeglar deras egen uppfattning. Därför kan det vara lämpligt med öppna frågor som komplement till slutna frågor.
Vad säger lagen?

Precis som när det gäller utskick av nyhetsbrev finns det tydliga rätt och fel även när det gäller undersökningar. Regelverket kring marknadsundersökningar finns framför allt hos ESOMAR, en global organisation med syfte att förbättra forskningsområdet genom att utbilda, och informera företag och organisationer. Ägnar man sig åt undersökningar förväntas man helt enkelt känna till och följa ESOMARs regelverk. Utöver detta kan bland annat också PuL (Personuppgiftslagen) vara aktuell att ta hänsyn till, speciellt om du inte erbjuder dina respondenter fullständig anonymitet.

Läs mer:
http://www.esomar.org/
http://www.datainspektionen.se/lagar-och-regler/personuppgiftslagen/

Vårt verktyg för digitala enkäter »

Handbok i e-postmarknadsföring »